Logiciel ERP : Fonctionnement et avantages

Crée aux Etats-Unis dans les années 80, les ERP se présentent aujourd’hui comme la solution idéale pour booster le système d’information d’une entreprise. Malheureusement, nombreux sont ceux en entendent parler sans toutefois savoir ce que c’est. Qu’est-ce qu’un ERP ? Comment fonctionne-t-il ? Quels sont ses principaux avantages ? Dans cet article nous vous aidons à mieux comprendre l’importance d’un tel logiciel dans la gestion d’une entreprise.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP (entreprise ressource planning) ou PGI en français (progiciel de gestion intégrée), est un logiciel de gestion dont le rôle est de fédérer le système d’information de votre entreprise. En bref, cette solution permet de contrôler toutes les composantes logicielles nécessaires à la gestion d’entreprise à partir d’une base de données unique. Un ERP est donc doté des fonctionnalités nécessaires à la gestion complète de l’activité de votre entreprise.

Comment fonctionne un logiciel ERP ?

Le fonctionnement d’un ERP est basé sur la centralisation de la base de données de votre entreprise. Toutes les données nécessaires au pilotage des différents outils de gestion sont centralisées et liées entre elles. Cela signifie que l’entrée, la modification ou la suppression d’une donnée dans l’un des modules de gestion impacte l’ensemble du système d’information. Cette modification est mise à jour dans la base de données du système ainsi que dans les autres modules.

Prenons l’exemple d’un gestionnaire de boutique de mode qui enregistre la vente d’un sac sur son ordinateur. Automatiquement le PGI met l’information à jour dans la base de données, puis il l’actualise sur tous ses modules. Ainsi, l’outil de gestion des stocks signalera l’absence de l’article vendu, le journal de vente confirmera la transaction, le grand livre mettra l’état des compte à jours…Le principal avantage ici est que toutes ces opérations sont effectuées en même temps et surtout en temps réel !

Pourquoi mettre en place une solution ERP ?

Les ERP ont révolutionné le système de gestion d’entreprise. Avant qu’ils n’arrivent sur le marché, toutes les données étaient gérées manuellement. Cela avait pour principales conséquences la complication du processus de gestion et la multiplication d’erreurs. La mise en place d’un tel outil vous permettra d’éviter :

  • Des pertes de données dues à une erreur humaine ou au bug informatique de tel ou tel logiciel spécialisé. Au lieu d’utiliser un logiciel spécialisé pour chaque service, optez pour un ERP afin de centraliser toutes vos données.
  • Des pertes de temps causées par la répétition des tâches identiques dans des services différents.
  • Des falsifications de données liées à des omissions involontaires ou voulues des employés.
  • Des duplications de données : le manque de coordination lors de l’enregistrement des données dans les différents services d’une entreprise sans ERP entraine souvent des duplications.

Quels bénéfices un ERP apporte-il à votre entreprise ?

Les avantages de la mise en place d’un RPG sont nombreux et avérés. Cette solution permet de booster les performances de votre entreprise en améliorant la gestion de son activité en profondeur.

Améliorez votre système d’organisation

La mise en place d’un ERP au sein de votre entreprise vous donne la possibilité d’optimiser tous vos processus de gestion de données. En effet, lorsque vous centralisez vos données au sein d’un logiciel unique, votre système d’organisation est plus réactif et surtout très compétitif. Ainsi, toutes les données entrées, modifiées ou effacées sont homogénéisées sur tous les modules de gestion. Votre organisation est plus cohérente et plus fluide, et les opérations à effectuer sont plus simples.

Améliorez la communication entre vos différents services

L’un des principaux atouts d’un ERP est qu’il permet la mise en place d’un système d’information commun entre les modules qui gèrent les différents services d’une entreprise. En partageant le même système d’information vos équipes de travail ont accès à la même information. Elles communiquent en continue peu importe les services aux quels elles sont rattachées et ce, en temps réel.

Ayez plus de contrôle sur les fonctions de votre entreprise

Les ERP ont la particularité de couvrir toutes les fonctions d’une entreprise. Ces outils vous donnent un total contrôle sur la gestion de vos différentes équipes et services. De plus, vous améliorez le suivi de vos activités grâce à une gestion des processus optimisée. Ainsi, vous gérez mieux les flux d’entrée et de sortie tout en préservant votre entreprise des erreurs organisationnelles.

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